fbpx

10 MẸO VÀ THỦ THUẬT KHI SỬ DỤNG GOOGLE DOCS

Google Docs không có vẻ ngoài hào nhoáng và tích hợp đầy đủ các tính năng mà bạn thấy trong Microsoft Office, tuy nhiên nó cũng có một vài thủ thuật rất hữu ích. Bạn có thể sẽ không biết rằng chúng tồn tại trừ khi bạn cần và tìm kiếm nó.

Ứng dụng tin học văn phòng trên web của Google đã trưởng thành hơn suốt những năm qua và giờ có cung cấp mọi tiện ích từ quyền truy cập offline tới công cụ tích hợp hỗ trợ từ bên thứ 3. Nó vẫn là một ứng dụng văn phòng dễ sử dụng, hoạt động trên mọi nơi, với tính năng cộng tác trong thời gian thực tuyệt hảo.

Cho phép truy cập khi đang offline 

Google Docs có thể sử dụng khi offline. Điều này cho phép bạn tạo tài liệu mới, tiếp tục làm việc với những tài liệu đã có sẵn cho dù bạn đang không kết nối mạng Internet. Khi bạn được kết nối Internet trở lại, các thay đổi của bạn sẽ được đồng bộ online.

Tính năng này thực hiện được trên trình duyệt Google Chrome, cho nên nó hoạt động trên các nền tảng Windows, Linux, Mac OS X, và Chromebooks. Để sử dụng tính năng này, truy cập trang web của Google Drive, nhấn vào nút ⚙️ ở góc trên bên phải trang, rồi ấn Cài Đặt (Setting). Trong mục Chung (General), tích chọn vào các phần “Tạo, mở và chỉnh sửa các tệp Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày của bạn trên thiết bị này khi ở chế độ sử dụng ngoại tuyến”, rồi nhấn Xong (Done). Để sử dụng Google Docs khi đang offline, chỉ cần trở về trang web Google Drive trên Chrome khi bạn đang bị mất kết nối.

Tính năng cộng tác trong thời gian thực

Google Docs cũng cấp tính năng giúp bạn có thể cộng tác trong thời gian thực, cùng với tất cả những người có quyền truy cập tới tài liệu đó sẽ đều có thể chỉnh sửa tài liệu đó cùng lúc. Bạn có thể thấy con trỏ chuột hiện tên của những người khác đang trong file tài liệu và theo dõi họ đánh văn bản trong thời gian thực

Ấn vào phần Tệp > Chia sẻ để bắt đầu chia sẻ tài liệu. Bạn có thể gửi lời mời từng cá nhân bằng cách thêm địa chỉ email của họ hay cho phép mọi người với đường liên kết (link) đặc biệt tới tài liệu để chỉnh sửa nó.

Không chỉ gói gọn trong việc chỉnh sửa, tính năng Chia sẻ có thể cho phép bạn chia sẻ tài liệu với một hay nhiều người để họ có thể đọc xem nó. Những người đó sẽ luôn có những bản cập nhật mới nhất, nên tính năng này có thể tiện lợi hơn gửi file đó qua email. Bạn cũng có thể cho mọi người quyền để lại nhận xét, bình luận trên tài liệu để bạn có thể tự mình thêm mà không cho họ quyền chỉnh sửa trực tiếp tài liệu của bạn.

Xuất bản một tài liệu

Google Docs cho phép bạn nhanh chóng đăng tải một bài viết lên mạng. Chỉ cần ấn vào phần Tệp > Xuất bản lên web và nhấn tiếp nút Xuất bản. Bạn sẽ nhận được một đường liên kết công khai tới tài liệu ở dạng đã xuất bản, và bạn có thể chia sẻ đường link đó tới những người khác và họ có thể xem nó. Bạn không cần phải lưu trữ tài liệu ở đâu đó trên máy chủ của mình.

Tính năng này tách biệt với tính năng Chia sẻ. Khi một tài liệu đã được xuất bản, tất cả mọi người có đường liên kết đều có thể xem nó. Trong khi nếu chỉ chia sẻ, tài liệu chỉ có thể được chia sẻ với một số ít người. Khi mọi người vào đọc một tài liệu được chia sẻ, họ sẽ trông thấy cả thanh chỉnh sửa của Google Docs. Nhưng khi họ vào đọc qua tài liệu đã được xuất bản, họ sẽ trông thấy tài liệu đó như là một trang web thông thường

Chuyển đến lỗi chính tả sau / lỗi chính tả trước

Để nhanh chóng sửa lại các lỗi trong bài viết, sử dụng tổ hợp Ctrl + ‘ trên bàn phím để chuyển tới lỗi chính tả tiếp theo trong bài viết đang làm, và tổ hợp Ctrl + ; để chuyển tới lỗi chính tả trước. Điều này cho phép bạn nhanh chóng sửa các lỗi chính tả mà không cần phải dò đọc qua bài viết đang làm và tìm kiếm những dòng gạch dưới màu đỏ.

 Ngoài ra, Google Docs mới đây cũng đã tích hợp thêm tính năng “Kiểm tra chính tả” cho phép bạn mau chóng lướt qua các vấn đề trong bài viết đang làm – chỉ cần click vào Công cụ > Kiểm tra chính tả và ngữ pháp (hoặc tổ hợp phím Ctrl + Alt + X) để sử dụng nó.

Tìm kiếm và Chèn liên kết

Google Docs tích hợp khả năng tìm kiếm của Google để giúp bạn dễ dàng chèn thêm liên kết vào bài viết đang làm. Thay vì phải mở tab trình duyệt mới và tìm kiếm trang bạn muốn thêm vào, bạn có thể tìm kiếm ngay từ tính năng chèn liên kết. Để sử dụng nó, hãy nhấp vào phần Chèn > Đường liên kết. Nhập tìm kiếm vào hộp thoại và Google sẽ hiển thị các trang phù hợp với tìm kiếm của bạn – nhấp vào một kết quả để tạo liên kết đến địa chỉ đã chọn.

Tùy chọn kiểu phông chữ theo ý bạn

Thay vì sắp xếp chỉnh sửa từng đoạn chữ trong bài viết của bạn một cách thủ công, bạn có thể chỉnh sửa phông chữ bằng cách chọn từ các Kiểu (Styles). Có nghĩa rằng thay vì đặt các dòng tiêu đề của bạn chỉ sử dụng một kích thước phông chữ và in đậm văn bản nhất định, bạn chỉ cần nhấn vào hộp chọn Kiểu cạnh hộp Phông Chữ và đặt tất cả chúng thành một tên “Tiêu đề 1” 

Bạn ngoài ra cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa cài đặt phông chữ đã được ấn định cho Kiểu phông khác nhau. Đầu tiên, hãy tùy chỉnh định dạng một vài đoạn văn bản theo định dạng bạn muốn sử dụng. Sau đó, bôi đen đoạn văn bản đó, nhấp vào hộp Kiểu (Styles) ở phía trên thanh công cụ và nhấp vào mũi tên ở bên phải của kiểu bạn muốn sửa đổi. Nhấp vào phần “Cập nhật [Tên Kiểu] để khớp’” và Kiểu chữ đó sẽ tiếp tục sử dụng định dạng mà bạn đã tùy chỉnh.

Để lưu các Kiểu được tùy chỉnh này và sử dụng chúng trong các tài liệu khác, hãy nhấp vào menu Tùy chọn ở cuối danh sách hộp Kiểu và chọn “Lưu làm kiểu mặc định của tôi”.

Quản lý từ điển cá nhân của riêng bạn

Nếu Google Docs nhận thấy một từ đang là lỗi chính tả nhưng bạn biết nó là từ chính xác, bạn có thể nhấp chuột phải vào từ gạch dưới màu đỏ và chọn “Thêm ___ vào từ điển”. Sau đó, bạn có thể nhấp vào Công cụ > Từ điển và chỉnh sửa danh sách các từ trong từ điển cá nhân của mình. Nếu bạn vô tình thêm một từ sai chính tả vào danh sách này, bạn sẽ phải tự mình xóa từ đó khỏi đó trước khi Google cảnh báo lại cho bạn về nó lần nữa

Tính năng này là một tùy chọn khá mới mẻ – trước đây, Google Docs sẽ không cho phép bạn xóa các từ bạn đã thêm vào danh sách các từ trong từ điển cá nhân. Bạn có thể sẽ muốn kiểm tra lại danh sách một lần nữa, và đảm bảo chắc rằng trước đó bạn đã không vô tình thêm vào các từ không chính xác vào từ điển cá nhân

Sử dụng Công cụ Nghiên cứu

Google Docs có một thanh công cụ bên được thiết kế cho việc nghiên cứu – sử dụng nó bằng cách nhấp vào phần Công cụ > Khám phá. Thanh công cụ bên này cho phép bạn tìm kiếm hình ảnh, trích dẫn và kết quả từ web để bạn có thể dễ dàng thêm chúng vào trong văn bản. Nó cũng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các nghiên cứu học thuật và nhanh chóng chèn các chú thích hoặc trích dẫn thích hợp cho các định dạng trích dẫn MLA, APA hoặc Chicago.

Cài đặt Tiện ích bổ sung

Tiện ích bổ sung (Add-ons) là một tính năng khá mới. Đây là các phần mềm của bên thứ ba được tạo bằng Google Apps Script. Bạn có thể cài đặt chúng bằng cách ấn vào phần Tiện ích bổ sung. Sau đó, chúng có thể được sử dụng từ menu Tiện ích bổ sung

Lấy ví dụ: bạn có thể cài đặt tiện ích bổ sung Thesaurus, cho phép bạn chọn bất kỳ từ ngữ nào rồi nhấp vào Tiện ích bổ sung > Thesaurus > Tìm từ đồng nghĩa cho từ đã chọn để xem các từ đồng nghĩa của từ đã chọn trong khi viết tài liệu. Các tiện ích bổ sung khác bao gồm trình tạo thư mục dễ dàng, công cụ lập sơ đồ và trình tạo mục lục.


Google Docs có nhiều thủ thuật hơn thế nữa. Phần Tệp > Tải xuống ở thanh công cụ đặc biệt rất hữu ích, cho phép bạn tải xuống tài liệu của mình về máy ở nhiều định dạng khác nhau. Bạn có thể tải xuống dưới dạng PDF, hoặc tài liệu Microsoft Office nếu bạn cần nộp hoặc gửi tài liệu qua email dưới một định dạng tệp cụ thể.

Quốc Việt dịch

Nguồn:

Chris B. Hoffman (Aug 31st, 2014). 10 Tips and Tricks for Google Docs How To Geek.

Đăng ký Nhận bản tin

Bài viết liên quan

error: Content is protected !!

Để lại thông tin để nhận tư vấn