fbpx

CÔNG CỤ HỖ TRỢ HỘI THẢO TRỰC TUYẾN

Khi sự hợp tác nghiên cứu giữa các tổ chức ngày càng trở nên phổ biến, ngày càng nhiều nhà nghiên cứu cần giao tiếp với nhau thông qua công cụ hội nghị trên web, điều này cho phép họ không chỉ nói chuyện mà còn chia sẻ màn hình, cộng tác trên tài liệu và chia sẻ tệp. Ngay cả  trong cùng một tổ chức, hội nghị trực tuyến có thể hữu ích như một cách để kết nối các nhà nghiên cứu ở các cơ sở khác nhau hoặc thực hiện các nghiên cứu thực địa, tổ chức các lớp học, quản lý các cuộc họp nhóm và cung cấp các buổi cố vấn trực tuyến cho các nhà nghiên cứu và sinh viên.

Yếu tố quan trọng nhất khi tổ chức hội nghị trực tuyến là đảm bảo công nghệ bạn đang sử dụng hỗ trợ trải nghiệm trực tuyến, do đó, cần phải chú ý đến chất lượng kết nối internet, trang thiết bị về âm thanh, hình ảnh  cũng như các thiết bị mà người tham gia sẽ sử dụng. Việc sử dụng màn hình với độ phân giải lớn sẽ không có giá trị gì khi những người tham gia khác sử dụng máy tính cá nhân hay máy tính bảng màn hình nhỏ.

Một số chương trình hỗ trợ hội nghị trực tuyến chất lượng có thể kể đến là: Adobe Connect, WebEx, GoToMeeting, Skype và Zoom.

Zoom

Chi phí

Với gói miễn phí, người dùng chỉ được sử dụng các chức năng cơ bản của Zoom, với gói có trả phí, bạn có thể sử dụng nhiều chức năng thú vị hơn nữa. Phiên bản Meeting hỗ trợ tối đa 100 người tham gia cho mỗi phòng; trong khi phiên bản Webinar mở rộng con số này và cũng cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn cho người thuyết trình. Thông thường, phiên bản Meeting sẽ cho phép tất cả người tham gia nghe âm thanh/video và cũng có quyền truy cập vào Chia sẻ màn hình và các tính năng khác, trong khi phiên bản Webinar cung cấp chức năng xem và nghe cho những người tham gia

Các tính năng chính

  • Cuộc gọi điện video một đối một
  • Cuộc gọi điện video nhóm
  • Dễ dàng gửi tệp cho người dùng khác
  • Dễ dàng chia sẻ màn hình
  • Chia sẻ bảng trắng và chú thích
  • Phòng nghỉ/ Phòng chờ
  • Phiên bản di động có sẵn cho Android và IOS
  • Hỗ trợ trực tuyến có sẵn
  • Có sẵn cho Windows, Mac OS, Linux và Chromebook
  • Khả dụng trên các máy tính được quản lý tập trung tại Đại học Melbourne
  • Có thể kết nối qua điện thoại và các phòng hệ thống H.323 / SIP

Skype

Chi phí

Miễn phí đối với cho tài khoản cơ bản; phiên bản trả phí cung cấp nhiều tính năng hơn. Chi phí gọi điện thoại di động và điện thoại cố định.

Ngoài ra Skype cũng cung cấp dịch vụ thuê bao trả phí cho phép người dùng thực hiện các cuộc gọi bằng điện thoại di động và điện thoại cố định.

Skype chắc chắn là công cụ hội nghị trên web nổi tiếng và phổ biến nhất hiện nay. Ngay cả khi không sử dụng nó trong môi trường chuyên nghiệp, người dùng có thể đã sử dụng phần mềm này để liên lạc với bạn bè và gia đình. Đăng ký tài khoản là miễn phí và rất dễ dàng: chỉ cần nhập thông tin chi tiết của bạn và tải xuống phần mềm có sẵn cho Windows, Mac và Linux. Có sẵn các phiên bản Skype trả phí cao cấp (premium) nhưng các tính năng hỗ trợ thay đổi khá thường xuyên, vì vậy, người dùng nên kiểm tra trang  Skype để cập nhật. Skype for Business là một phiên bản mới, dựa trên chương trình Microsoft Lync.

Khi đã có tài khoản và cài đặt Skype, bạn có thể kết nối với những người dùng Skype khác, ở bất kỳ đâu trên thế giới  miễn phí. Một cuộc gọi thông thường sử dụng Skype chỉ cần thiết bị âm thanh và micro; tuy nhiên, nếu là một cuộc gọi chuyên nghiệp thì bạn nên đầu tư một bộ tai nghe  và web-camera. Người dùng có thể kết nối với những người dùng Skype khác  cùng lúc và tạo một hội nghị trên web quy mô lớn; tối đa mười người dùng đồng thời được khuyến nghị. Bạn cũng có thể gửi các tập tin – như PDF, Word hoặc bản trình bày PowerPoint — và chia sẻ màn hình của mình với cả cá nhân và nhóm. Mặc dù Skype yêu cầu mỗi người dùng phải có một tài khoản Skype, nhưng điều đó không phải là vấn đề lớn. Tuy nhiên, trong khuôn khổ của một trường đại học, các đối tác liên hệ của bạn có thể không truy cập được Skype tại nơi làm việc. 

Các tính năng chính

  • Cuộc gọi điện video một đối một
  • Cuộc gọi điện video nhóm
  • Dễ dàng gửi tệp cho người dùng khác
  • Dễ dàng chia sẻ màn hình
  • Phiên bản di động có sẵn
  • Hỗ trợ trực tuyến có sẵn
  • Có sẵn cho Windows, Mac OS và Linux

Các lưu ý/ Rủi ro

Hầu hết các nền tảng hội nghị trực tuyến lớn đều yêu cầu tất cả những người tham gia phải sử dụng cùng một phần mềm hoặc yêu cầu cài đặt các plugin khác nhau; điều này sẽ hỏi sự phối hợp và tham gia nhiều hơn của tất cả những người tham gia. Zoom được khuyến nghị cho những nhân viên muốn quản lý các bài hướng dẫn trực tuyến với sinh viên hoặc hội thảo trên web với đồng nghiệp. Tuy nhiên, Skype cũng là một công cụ dễ truy cập, linh hoạt và thân thiện với người dùng và  nó đáng được xem xét như một giải pháp thay thế dễ dàng sử dụng, đặc biệt cho các cuộc phỏng vấn, thuyết trình với khách hàng và hội nghị trực tuyến của sinh viên. 

Như đã trình bày ở trên, điều quan trọng là phải có các hiểu biết về công nghệ và các quy trình xung quanh các cuộc họp trực tuyến và webinar, điều này giúp cho diễn giả cũng như người tham gia có trải nghiệm tích cực.

Thanh Huyền dịch

Nguồn:

Gerry Fahey. (August 21, 2017). Thing 3: Web Conferencing. University of Melbourne Library.

Đăng ký Nhận bản tin

error: Content is protected !!