fbpx

LÀM VIỆC VỚI HÌNH ẢNH – LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ CÁC TẬP TIN CÁ NHÂN

Quá trình nghiên cứu có thể phát sinh nhu cầu tích lũy nhiều hình ảnh. Dù mục đích là để bổ sung cho bài viết, hay chỉ đơn thuần để minh họa, hình ảnh cần phải được lưu trữ ở đâu đó để bạn có thể tìm lại và sử dụng khi cần. Đáng tiếc là hiện tại không có một công cụ đơn lẻ nào có thể giúp bạn làm việc đó, bài viết dưới đây sẽ bàn tới một số phương pháp có thể giúp việc quản lý tập tin ảnh của bạn phần nào dễ dàng hơn.

Quản lý hình ảnh là gì?

Quản lý hình ảnh là lưu trữ các hình ảnh của bạn theo cách sẽ giúp bạn tìm thấy và sử dụng lại chúng vào thời điểm nào đó trong tương lai. Bạn cũng có thể theo dõi mình đã tạo phiên bản khác của một bức ảnh ở đâu, hay liệu bạn đã được cho phép sử dụng bức ảnh đó trong nghiên cứu của bạn chưa.

Ảnh: James Round/Behance | CC BY-NC-ND 4.0

Loại ảnh được bàn luận ở đây là gì?

Mọi thể loại ảnh đều có thể được quản lý theo cách này. Dù là bạn tự tạo ra nó hay sử dụng sản phẩm của người khác, bạn đều có thể sử dụng các nguyên tắc tương tự để bảo đảm thư mục ảnh của bạn dễ quản lý hơn. Thư mục của bạn có thể gồm có ảnh chụp, ảnh minh họa, hình mẫu và biểu đồ, dữ liệu được hình ảnh hoá hay bản thiết kế.

Tại sao cần lưu trữ hình ảnh?

Khi bắt đầu làm thì trông có vẻ như chuyện này sẽ rất khó nhọc, nhưng quản lý sắp xếp các tập tin ảnh sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức về sau. Ba ví dụ sau đây sẽ cho thấy lý do vì sao đầu tư thời gian và công sức để làm việc này là xứng đáng

  1. Bạn muốn dùng lại một bức ảnh mà bạn đã dùng vài năm trước trên một bài blog. Vậy bạn tìm lại nó thế nào? Làm sao bạn biết mình có giấy phép để sử dụng lại nó?
  2. Một đồng nghiệp muốn sử dụng lại một số dữ liệu của bạn, nhưng người đó cần ảnh gốc từ những hình minh họa mà bạn đã dùng trong bài đã công bố. Làm sao bạn biết ảnh nào để gửi, và nơi chúng đang được lưu trữ?
  3. Bạn được tài trợ một thiết bị hình ảnh cụ thể như là một phần của khoản tài trợ nghiên cứu, và giờ bạn cần phải làm báo cáo về nó. Có bao nhiêu bức ảnh đã được tạo ra bởi thiết bị đó? Bao nhiêu công bố đã được thực hiện nhờ thiết bị này? 

Những tình huống đó cho thấy dành thời gian nghĩ về cách lưu trữ hình ảnh và các thông tin liên quan về chúng (metadata – siêu dữ liệu), có thể tạo nên sự khác biệt lớn trong việc giải quyết vấn đề.

Siêu dữ liệu (metadata) là gì và nó sẽ giúp tôi thế nào?

Siêu dữ liệu là bất kỳ thông tin khác bổ sung về ngữ cảnh cho hình ảnh của bạn. Nó có thể là phần mô tả, kỹ thuật và hành chính, vì thế nó có thể đề cập tới chính tệp đó, hoặc các quy trình liên quan đến việc tạo hoặc quản lý tệp hình ảnh của bạn. Bạn nên sớm xem xét các câu hỏi về quản lý siêu dữ liệu: Ai có thể truy cập nó? Định dạng file nào nên được sử dụng cho một bản sao truy cập? Có nên đính kèm trang bìa khi chia sẻ nó không?

Chèn siêu dữ liệu vào trong ảnh giúp các phần mềm khác có thể nhận diện và sử dụng lại siêu dữ liệu đó mà không cần bạn phải nhập lại, ví dụ như thêm chú thích cho ảnh trên InDesign. Có nhiều loại thông tin có thể đọc được và lưu trữ, những hình ảnh bao gồm siêu dữ liệu dạng lời diễn tả, kỹ thuật và thư mục. 

Điểm mấu chốt trong việc quản lý hình ảnh nằm trong cách phân loại, quản lý, và tái sử dụng siêu dữ liệu. Bạn thu thập siêu dữ liệu nào, thời điểm và cách thức bạn thu thập nó, tất cả đều sẽ phụ thuộc vào vạch ra một quy trình rõ ràng trước khi tạo ra kế hoạch để quản lý dữ liệu. Đây không hề là một công việc đơn giản, và sẽ nhiều khả năng cần các dịch vụ hỗ trợ nghiên cứu bổ sung khác để có thể thực hiện việc này một cách hiệu quả.

Ghi lại siêu dữ liệu thế nào?

Sử dụng công cụ như spreadsheet (bảng tính) trên Excel có thể là khởi đầu đơn giản. Bạn có thể tạo một spreadsheet với mỗi cột cho mỗi dạng siêu dữ liệu mà bạn muốn ghi lại, cho phép bạn có thể tìm kiếm ảnh dựa vào dạng siêu dữ liệu tương ứng. Trong đó bao gồm tiêu đề độc nhất của ảnh và một đường dẫn tương ứng với file sẽ giúp bạn định vị được bức ảnh mà bạn đang cần 

Image metadata in Excel spreadsheet

Bạn cũng có thể sử dụng những phần mềm quản lý tài liệu tham khảo như Endnote hay Zotero để ghi lại siêu dữ liệu của hình ảnh. Tạo ra một nguồn ảnh cá nhân gồm có những trường cho mọi kiểu dạng siêu dữ liệu mà bạn muốn thêm vào trong bản ghi, và bạn cũng có thể gắn thẻ cho ảnh của bạn để nhập thêm thông tin về bối cảnh hay yếu tố trong bức ảnh đó.

Phức tạp hơn

Quản lý số lượng lớn siêu dữ liệu, cả về khối lượng và số lượng trường dữ liệu đi kèm, đều sẽ nhanh chóng trở nên rườm rà nếu chỉ sử dụng bảng tính Excel. Một cơ sở dữ liệu dạng quan hệ (relational database) là công cụ có hiệu quả hơn nhiều trong việc quản lý các dữ liệu có liên quan với nhau, mang lại hiệu quả cao hơn và giúp tự động hóa các quy trình của bạn.

Một phần của bản đồ quan hệ của cơ sở dữ liệu lưu trữ từ Trung tâm Số hóa Đại học của Đại học Melbourne

Một vài công cụ quản lý dữ liệu nghiên cứu khác như Mediaflux cũng có thể sử dụng được, nhưng đổi lại dùng nó để cài đặt giải pháp cũng vô cùng phức tạp. 

Các ứng dụng “sắp xếp” hình ảnh

Ngoài ra cũng có vô số những công cụ thường được gắn nhãn là “sắp xếp ảnh” có thể giúp bạn phân loại và tìm kiếm ảnh dễ dàng hơn là phải xem qua trong từng thư mục. Ứng dụng Apple Photos và Windows 10 Photos đều được tích hợp trong hệ điều hành riêng biệt của chúng. Những ứng dụng như thế có thể giúp cải thiện các cơ cấu, nhưng lại hạn chế về mặt chức năng và quy mô

Tropy cũng là một ứng dụng thú vị có cung cấp một số tùy chọn mục lục có ích và các tính năng bổ sung có thể hữu dụng với các nhà nghiên cứu ngành nhân văn.

Omeka thường được nhắc tới như là một phương án quản lý hình ảnh, nhưng nó chủ yếu là một công cụ để trưng bày. Để có thể tải ảnh và siêu dữ liệu lên Omeka một cách hiệu quả, bạn cần phải chuẩn bị mọi thứ trước đăng tải ảnh lên . 

DAMS: Nó là gì, và làm thế nào tôi kiếm được nó? 

Hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số (Digital Asset Management System – DAMS) về định nghĩa là một cơ sở dữ liệu liên đới có thể liên kết hình ảnh và các phương tiện truyền thông khác với siêu dữ liệu của chúng. Và chúng cũng có một loạt các chức năng hỗ trợ các quy trình điển hình mà mọi người sử dụng để quản lý kho hình ảnh của mình. Tuy thế, chúng không phải là một giải pháp kỳ diệu để quản lý hình ảnh. Chúng vẫn cần được căn chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng cá nhân. 

Đáng tiếc thay, những ngày tháng mà các phiên bản độc lập của phần mềm DAMS dường như đang đi tới hồi kết, và sẽ rất khó để tìm công cụ nào khác mà không cần phải cài đặt cả một server hay dạng như thế. Trường đại học Melbourne không có sẵn cả một server DAMS. Nếu nghiên cứu của bạn không phải là một phần của một dự án cụ thể, dịch vụ hỗ trợ cho bạn sẽ chỉ dựng nên một giải pháp có phần hạn chế. Hỏi xin sự giúp đỡ là điều tốt nhất bạn có thể làm để giúp thay đổi tình trạng này.

Những cân nhắc

Luôn đặt việc đó lên hàng đầu

Đừng coi nhẹ việc quản lý hình ảnh. Dù thật đơn giản khi cứ để bỏ mặc việc sắp xếp các tập tin ảnh trong thời gian dài, nhưng càng về sau nó sẽ càng gây ra nhiều vấn đề hơn. Ghi chú và gắn thẻ cho siêu dữ liệu của bạn cùng lúc bạn đang thu thập những bức hình để chắc chắn bạn không bỏ lỡ những chi tiết quan trọng nào.

Để ý tới quyền tái sử dụng hình ảnh

Tìm ra được ảnh thì dễ. Nhưng biết được rằng liệu bạn có quyền sử dụng lại chúng không là việc phức tạp hơn một chút. Bằng cách gắn các thông tin về giấy phép và điều kiện bản quyền kèm theo hình ảnh tương ứng, bạn có thể đỡ đau đầu hơn khi tới lúc cần xuất bản hay đăng tác phẩm của mình lên. Hãy xem lại bài viết này để tham khảo một số lời khuyên về bản quyền và tìm kiếm những ảnh mà bạn có thể tái sử dụng.

Sao lưu

Trong lúc bạn đang sao lưu lại các chương trong luận văn hay dữ liệu trong bài nghiên cứu, hãy chắc chắn bản thân cũng sao lưu lại các tập tin ảnh và dữ liệu quản lý đi kèm với ảnh đó.

Quốc Việt dịch

Nguồn

Cohen, J., Kreunen, B., & Kollo, S. (2020, July 1). Thing 06: Working with images – Storing and managing your files. 23 Research Things, University of Melbourne Library.

Đăng ký Nhận bản tin

Bài viết liên quan

error: Content is protected !!

Để lại thông tin để nhận tư vấn