fbpx

NHỮNG CÔNG CỤ HỖ TRỢ SẮP XẾP VÀ VẬN HÀNH CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

Bài viết giới thiệu bốn công cụ giúp tổ chức công việc của bản thân một cách hiệu quả: Doodle - công cụ giúp bạn tạo các cuộc họp trực tuyến; Diigo - công cụ giúp bạn quản lý và sắp xếp các nguồn tài liệu tham khảo; Evernote và Wunderlist - những công cụ hỗ trợ người dùng trong việc ghi chép, tóm tắt nội dung.

Khởi động Doodle, Diigo, Evernote và Wunderlist

Doodle, Diigo, Evernote và Wunderlist đều sẽ yêu cầu bạn tạo một tài khoản trực tuyến khi sử dụng những trang công cụ này và những tài khoản trên có thể được tạo bởi chính địa chỉ email của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn lo lắng về việc nhận được quá nhiều email thông báo của những công cụ trực tuyến này trên mail cá nhân của mình, bạn có thể sử dụng một tài khoản email thứ hai hoặc tài khoản email “rác” của mình để đăng ký và sử dụng thử. Khi bạn đã tìm hiểu đầy đủ, chi tiết về những tiện ích của bốn công cụ trên, bạn có thể tạo một tài khoản cố định từ tài khoản email mà bạn hay sử dụng nếu bạn quyết định sẽ sử dụng bốn công cụ trên thường xuyên trong công việc của mình. Ngoài ra, Doodle và Wunderlist cũng cho phép bạn đăng nhập tài khoản bằng Facebook cá nhân hoặc tài khoản Google. Diigo cho phép bạn đăng nhập tài khoản bằng Facebook, tài khoản Google, tài khoản Twitter hoặc Yahoo. 

Doodle

Doodle là một trang mạng trực tuyến giúp người dùng mở những cuộc họp trực tuyến miễn phí. Khi sử dụng, bạn không nhất thiết phải tạo một tài khoản trên trang trực tuyến của Doodle. Doodle sẽ giúp bạn gửi email đến những người mà bạn đang muốn sắp xếp một buổi họp trực tuyến với họ và cho phép họ sắp xếp một buổi gặp mà cả bạn và họ đều rảnh rỗi. Điều tuyệt vời nhất mà Doodle đem đến cho bạn khi sử dụng nó chính là những người mà bạn muốn hẹn gặp  qua Doodle không nhất thiết phải có tài khoản trên trang mạng này để tham gia buổi hẹn. Bên cạnh đó, khi bạn muốn tạo một cuộc họp trực tuyến với nhiều người cùng một lúc, Doodle sẽ giúp bạn lọc ra những khoảng thời gian phù hợp để tất cả mọi người có thể cùng tham gia cuộc họp đầy đủ. Bạn có thể liên kết tài khoản Doodle của mình với các ứng dụng lịch biểu như: Google Calendar, iCloud (chỉ sử dụng được khi bạn là premium users), Outlook Calendar, iCal. Ngoài ra, Doodle giúp bạn giảm số lượng mail rác bằng việc tạo ra một bảng thống kê về thời gian rảnh thay vì gửi quá nhiều email chỉ để thông báo về thời gian họp và ngày họp. Ngoài Doodle, các bạn có thể tìm hiểu thêm những công cụ khác giúp sắp xếp lịch họp trực tuyến như: Meet-o-Matic hoặc Scheduly. 

Diigo

Diigo là một trang mạng trực tuyến giúp bạn đánh dấu và tạo tag cho các trang web mà bạn hay ghé thăm. Công cụ này giúp bạn có thể mở các trang web bạn thường sử dụng ngay cả khi bạn đang không sử dụng máy tính của mình. Diigo cũng có những phiên bản ứng dụng dành cho iOS, Android và Windows Phone 7 giúp bạn có thể mở các trang web đã đánh dấu trên điện thoại của mình. Diigo giúp bạn sắp xếp phần đánh dấu trang của bản thân dưới dạng tạo các tags, các danh sách, và tạo những phần ghi nhớ ảo (virtual sticky notes) và cho phép bạn chia sẻ chúng với tất cả mọi người. Bên cạnh đó, Diigo cũng giúp bạn lưu lại chú thích nội dung trong thư viện của tài khoản Diigo nên bạn có thể tìm lại những chú thích đó bất cứ lúc nào. Nếu bạn có những trang web được sử dụng thường xuyên trong công việc nghiên cứu của mình, Diigo chính là sự lựa chọn tốt nhất của bạn để sắp xếp ghi nhớ chú thích. Tuy nhiên, giao diện của Diigo khá nhỏ và khá khó nhìn, nên khi bạn muốn tìm công cụ đánh dấu trang trên Diigo, bạn có thể mất một chút thời gian để tìm thấy tiện ích đó. 

Evernote

Có thể nói Evernote thường được biết đến là công cụ ghi chép, dù những tính năng của Evernote có nhiều hơn vậy. Evernote có thể sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau như: trang mạng trực tuyến, hoặc có thể sử dụng dưới dạng một phần mềm trong máy tính sử dụng hệ điều hành Windows và MacOS, hoặc có thể sử dụng như một ứng dụng thông minh trên điện thoại iOS, Android, Windows Phone, Windows 8 Touch và Blackberry. Bằng việc tạo một tài khoản Evernote, bạn có thể đồng hóa tất cả các ghi chép trên điện thoại, máy tính và trên trang mạng trực tuyến Evernote. Evernote cũng có thể đồng hóa các nền tảng sử dụng với nhau, nên nếu bạn có máy tính cá nhân và có một chiếc điện thoại Iphone, bạn có thể kích hoạt tài khoản Evernote của mình trên cả điện thoại và máy tính. Về độ lớn của kho dữ liệu, Evernote cung cấp cho người dụng kho dữ liệu miễn phí để lưu các nội dung thông tin ghi chép của bản thân, tuy nhiên nếu bạn muốn sử dụng các dịch vụ khác hoặc muốn có một kho lưu trữ trực tuyến lớn hơn thì bạn sẽ phải sử dụng bản trả phí hàng tháng của Evernote. 

Evernote không chỉ cho phép người dùng đánh máy các nội dung cần ghi chép mà còn cho phép người dùng thu âm lại những nội dung đó, lưu các tệp ảnh, đánh dấu và highlight những trang web bạn thường ghé thăm sử dụng. Ngoài ra, Evernote cũng có một và tiện ích khá hữu ích như Web Clipper và Clearly. Web Clippers giúp bạn lưu tất cả các thông tin trên các trang web mà bạn ghé thăm, đánh dấu những thông tin đó và chia sẻ về tài khoản Evernote của mình. Tuy nhiên, những thông tin được lưu này sẽ không bao gồm những nội dung của máy chủ Proxy nên bạn không thể kích hoạt ebook trong thư viện máy chủ và sử dụng Web Clipper để lưu trữ nội dung ebook. Clearly giúp bạn xóa những thông tin không cần thiết trên trang web ngoại trừ tin nhắn hoặc những nội dung có liên quan đến hình ảnh và lưu những thông tin cần xóa trên về tài khoản Evernote của bạn nên bạn có thể đọc nội dung trên các trang web mà không phải lo bị mất tập trung bởi những quảng cáo trên trang trực tuyến. 

Ngoài ra, Evernote cũng giúp người dùng chia sẻ những ghi chép của mình với những người khác. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chỉnh sửa những nội dung chia sẻ trên Evernote thì bạn cần phải sử dụng tài khoản nâng cấp của Evernote, điều đó có nghĩa là bạn sẽ phải mất một khoản phí nho nhỏ mỗi tháng để có thể sử dụng thêm tính năng này của Evernote. 

Wunderlist

Ngoài Evernote, một nền tảng công cụ khác cũng giúp người dùng sử dụng để ghi chép, tóm tắt nội dung thông tin, đó chính là Wunderlist. Cũng giống với Evernote, Wunderlist cũng có các nền tảng Web như trang mạng trực tuyến hoặc các bản ứng dụng trên điện thoại và cũng cho phép người dùng đồng hóa nội dung thông tin trên Wunderlist trên các thiết bị, nền tảng khác nhau. Wunderlist miễn phí cho tất cả mọi người nhưng nếu bạn muốn sử dụng Wunderlist với nhiều người cùng một lúc thì bạn sẽ phải sử dụng bản trả phí. Về cơ bản, khi nói về công dụng của Wunderlist, công cụ này giúp bạn quản lý danh sách việc cần làm của bản thân, thêm những notes nhắc nhở, các nhiệm vụ phụ (sub-tasks)… Bạn có thể sử dụng email cá nhân để đăng ký tài khoản trên Wunderlist. Bên cạnh đó, Wunderlist cũng có tính năng trình duyệt mở rộng giúp bạn xuất nội dung từ các email clients như Outlook, Gmail và những trang web như Youtube và Amazon. Wunderlist đơn giản và thuận tiện khi sử dụng vì nó giúp bạn sắp xếp các notes nhắc nhở của bản thân hiệu quả hơn và thân thiện với người dùng hơn so với phần lớn các ứng dụng và chương trình lịch biểu khác. 

Minh Khuê dịch

Nguồn:

Craig Patterson, Hero McDonald & Bernard Lyons. (March 24, 2014). Organisational and productivity tools. University of Melbourne Library

Đăng ký Nhận bản tin

Bài viết liên quan

error: Content is protected !!

Để lại thông tin để nhận tư vấn